Julie Thibault Professional Corporation (JTPC ou nous) sommes engagées à préserver la confidentialité des renseignements sur nos clients, conformément à nos obligations professionnelles. Cet engagement s’étend aux renseignements personnels de nos clients et de tiers (vous). La présente politique sur la protection des renseignements personnels élabore le type de renseignements que nous recueillons, la façon dont nous les utilisons et les mesures de sécurité que nous avons mises en place pour protéger ces renseignements et votre vie privée.
Collecte, utilisation et communication des renseignements personnels
Le terme renseignement personnel s’entend de tout renseignement sur un individu identifiable ou qui permet d’identifier un individu. Ce terme n’inclut pas votre nom ou l’adresse et les coordonnées de votre lieu de travail, comme votre titre, votre adresse courriel ou votre numéro de téléphone au travail. Nous recueillons habituellement les renseignements personnels que vous nous fournissez volontairement, mais nous pouvons également recueillir des renseignements de tiers et à titre de mandataires de nos clients, si nous avons ou s’ils ont obtenu le consentement requis ou si la loi l’autorise ou l’exige. Nous pouvons également recueillir des renseignements par l’intermédiaire de notre site Web, bien que ces renseignements soient habituellement limités à votre nom et à votre adresse courriel.
Nous recueillons, utilisons et communiquons des renseignements personnels principalement aux fins suivantes:
- établir et développer la relation avec nos clients;
- administrer et maintenir les relations existantes avec nos clients;
- offrir des services juridiques, représenter les intérêts de nos clients et offrir des conseils juridiques;
- éviter des conflits d’intérêts et remplir d’autres obligations juridiques;
- distribuer des invitations à nos clients et aux personnes abonnées à nos listes de distribution, ordinaire et électronique;
- distribuer nos publications;
- échanger des renseignements personnels avec une tierce partie dans le contexte d’instances judiciaires et quasi judiciaires, notamment le litige, l’arbitrage, les audiences devant une commission des relations de travail ou des droits de la personne, la médiation et la négociation;
- émettre des factures, administrer les comptes et les comptes payables, traiter les paiements et remplir d’autres obligations contractuelles;
- entretenir, développer et administrer des systèmes et bases de données de gestion, de gestion des connaissances et de précédents;
- administrer et entretenir notre technologie de l’information;
- recruter de nouveaux employés;
- administrer nos propres ressources humaines (paie, avantages sociaux, etc.); et
- se conformer aux exigences juridiques ou réglementaires qui s’appliquent.
Nous pouvons à l’occasion avoir recours à des fournisseurs de services afin qu’ils exercent certaines fonctions pour nous, comme les services de bureau et le traitement des données et l’entretien et l’administration de notre technologie de l’information. Dans ces cas, ces fournisseurs de services sont tenus, par contrat, de protéger les renseignements personnels qui leur sont transférés au moyen de mesures comparables à celles que nous utilisons et qui sont décrites dans la présente politique, et à ne pas conserver, utiliser ni communiquer de renseignements personnels qui leur sont transférés à quelque fin que ce soit autre que la prestation de services à JTPC.
Nous conservons les renseignements personnels tant que nous en avons besoin aux fins pour lesquelles nous les recueillons ou pour respecter nos obligations légales, réglementaires et/ou professionnelles. Lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires aux fins prévues, ils sont soit détruits soit rendus anonymes, de façon à prévenir une divulgation accidentelle.
Consentement
Nous obtiendrons votre consentement avant de recueillir, d’utiliser ou de communiquer des renseignements personnels à quelque fin que ce soit, sauf si la loi l’autorise ou l’exige. Le consentement peut être fourni verbalement ou par écrit, ou il peut être implicite, par exemple lorsque vous continuez à nous fournir des renseignements personnels dans le cadre de notre relation continue ou lorsque vous fournissez vos coordonnées personnelles à un membre de JTPC dans le cadre du mandat. Il peut s’agir de renseignements personnels que vous nous fournissez lorsque nous vous représentons dans le cadre d’un litige et que nous pouvons subséquemment être obligés de divulguer dans le cadre du recours. En nous fournissant des renseignements personnels, vous consentez à ce que nous recueillions, utilisions et communiquions ces renseignements personnels conformément à la présente politique sur la protection des renseignements personnels et comme la loi l’autorise ou l’exige. Dans la mesure où vous nous fournissez des renseignements personnels sur une autre personne, vous déclarez que vous avez le consentement ou le pouvoir nécessaire pour nous permettre de recueillir, d’utiliser et de communiquer ces renseignements personnels aux fins décrites dans la présente politique.
Toute personne peut à tout moment retirer leur consentement en communiquant avec notre Chef de la protection des renseignements personnels. Il est important de souligner qu’en raison de nos obligations légales, réglementaires et professionnelles, le fait pour un client de retirer leur consentement pour certaines utilisations et communications de renseignements pourrait avoir un effet négatif sur notre capacité d’offrir au client les conseils ou services qu’il reçoit ou aimerait recevoir.
Sécurité
Nous traitons les renseignements personnels qui vous concernent comme des renseignements confidentiels et nous veillons à ce qu’ils soient en tout temps protégés et placés en sécurité, peu importe leur format. La plupart des modes de communication ne sont pas entièrement sécuritaires et les mesures de sécurité peuvent nuire à l’échange efficace de renseignements. Le courriel est souvent notre mode de communication privilégié et à moins que vous ne vous y opposiez, nous pouvons utiliser des courriels en texte brut non chiffrés lorsque nous communiquons avec vous.
Notre site Web
Nous ne recueillons par l’intermédiaire de notre site Web que les renseignements que vous nous fournissez volontairement si vous communiquez avec nous de cette façon.
Accès à vos renseignements personnels
Vous avez le droit de vérifier et de modifier les renseignements personnels que nous avons recueillis à votre sujet. Vous avez également le droit d’accéder à vos renseignements personnels, mais ce droit n’est pas absolu. Toutefois, si nous refusons votre demande d’accès, nous expliquerons nos raisons pour le refus. Si vous souhaitez accéder aux renseignements personnels qui vous concernent, les vérifier ou les modifier, veuillez faire parvenir un avis écrit à l’adresse ci-bas. Des frais pour photocopies et la recherche seront exigés, sujets à nos débours et nos honoraires professionnels.
Chef de la protection des renseignements personnels
Julie Thibault Professional Corporation
1100-343 rue Preston
Ottawa, Ontario K1S 1N4
Courriel: julie.thibault@employercounsel.ca
JTPC se réserve le droit de modifier la présente politique sur la protection des renseignements personnels. La politique modifiée sera affichée sur notre site Web.